貴州凱里管家婆服裝管理軟件-------系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理

“系統(tǒng)管理”是一個非常重要的環(huán)節(jié)，包括“月結存”、“年結存”、“操作員權限”、開賬”、“系統(tǒng)配置”、“單據設置”、“審核設置”、“系統(tǒng)重建”等。用以滿足各企業(yè)不同的個性化需求，系統(tǒng)提供了系統(tǒng)配置，同時部分配置在系統(tǒng)“開賬”后是不允許修改的，因此有必要在“開賬”前確定其系統(tǒng)配置。

建議用戶在完成“基礎信息”建立和“期初值”錄入工作以后再進行系統(tǒng)管理相關工作。以上工作完成后系統(tǒng)就可以正式“開賬”使用了。

系統(tǒng)配置

針對各公司具體情況設置使用本系統(tǒng)時的一些基礎配置數據，這些配置項目更能滿足用戶的個性化需求。系統(tǒng)配置大致可以分為以下幾個方面：單位信息、基礎設置、業(yè)務選項和退換貨管理理四個分頁面。部分配置在“開賬”后不允許修改，具體以界面提示為準。

一、單位信息

   錄入公司的基本信息。

二、基礎設置

   基礎設置包含基礎設置、批號保質期設置、唯一碼設置、商品錄入設置、配貨單設置和數據精度設置。

   基礎設置：設置業(yè)務單據的錄入行數、是否啟用管家婆零售版和是否啟用唯一碼管理、還包括是否啟用批號和保質期管理。

   唯一碼設置：設置唯一碼的管理方式，只有選擇唯一碼控制，才可以選擇退貨價跟蹤。如果選擇了唯一碼控制是可以轉為跟蹤狀態(tài)的，但是跟蹤狀態(tài)是不能轉為控制狀態(tài)，需重新開賬。

   成本算法:目前.net系統(tǒng)支持兩種成本算法，一種是：移動加權平均法，一種是全月一次加權平均法，移動加權平均法只支持一健式過帳，全月加權平均法

下，支持兩種立帳方式，一種是存貨往來分開立帳，一種是一健式過帳，

  存貨、往來分開立帳:當在全月加權平均法下選擇存貨往來分開立帳，則所有的入庫類單據或出庫類單據，在單據界面，會以“出/入庫”“記帳”方式顯

示，實現(xiàn)職能的區(qū)分，不同的職能干不同的事情，倉管人員只管數量的準確性，會計人員進行財務記帳。存貨往來分開立帳此參數對零售單、代銷零售單、成本

調整單、明細調整單無效，仍保持一健式過帳.

   啟用批次、保質期管理：批次、保質期管理，主要運用于嬰童、化妝品行業(yè)，對發(fā)出商品和庫存商品進行更明細的管理，通過啟用批次、保質期管理，可

以幫助用戶管理好庫存，要快過期的商品，或批號比較小的商品，進行先出庫。系統(tǒng)配置里設置了啟用批次、保質期管理后，對應商品信息里，才能對具體的商

品設置啟用批次、保質期管理，啟用了批號、保質期后，在錄單時，商品必須錄入對應的批次和失效日期

   商品錄入設置：選擇商品的錄入方式，是啟用配碼還是啟用雙單位，這兩種錄入方式只能選擇一種，且不能相互切換，需重新開賬。

   配貨單設置：設置配貨的時候，控制收發(fā)貨機構的權限。

   數據精度設置：設置數量、單價、金額、稅率、折扣、抽成率的小數位數，設定的小數位數范圍為0―8位。

    啟用驗證碼：勾選后，用戶登陸時，會提示錄入驗證碼，才允許進入系統(tǒng)

三、業(yè)務選項

1、按過季日期設定自動停用商品：商品基本信息設有過季日期，啟用此配置，到期商品會自動停用。

2、保存草稿時系統(tǒng)允許可用庫存為負:在草稿保存的時候，系統(tǒng)會判斷是否商品的可用庫存為負，啟用此配置，草稿中有商品可用庫存為負時，可保存草稿，不啟用此配置，則不能保存。

3、保存訂單時系統(tǒng)允許可用庫存為負:在訂單保存的時候，系統(tǒng)會判斷是否商品的可用庫存為負，啟用此配置，訂單中有商品可用庫存為負時，可保存草稿，不啟用此配置，則不能保存。

4、報表使用快速打?。簡⒂么伺渲?，打印報表的時候，截止進入打印狀態(tài)。

5、不允許基本信息中名稱相同：啟用，商品基本信息設置時不允許名稱相同。

6、不允許基本信息中編碼相同：啟用，商品基本信息設置時不允許編碼相同.

7、使用此配置，錄單時，如果針對某一單位的應收款或應付款超過信用額度，系統(tǒng)自動進行提示8、單據編號重復不允許保存或者過賬：啟用此配置，訂單、草稿在保存的時候，單據在過賬的時候，會判斷單據編號是否重復，如重復不允許過賬。

9、單據錄入時自動記憶會計科目位置：啟用此配置，錄單時自動記憶上張單據中會計科目的層級位置，并自動轉入到那個界面。

10、單據錄入時自動記憶錄單日期：啟用此配置，單據錄入時，自動記憶上張單據的錄單日期。

11、單據錄入時自動記憶商品、單位和職員位置，啟用此配置，錄單時自動記憶上張單據中商品、單位和職員的層級位置，并自動轉入到那個界面。

12、單據自動編號：選上此項后單據按用戶預設的單據編號格式自動生成單據編號。

13、低于最低售價提示：啟用此配置，單據過賬時，低于商品設置的最低售價給出提示

14、低于最低售價不允許過賬：啟用此配置，單據過賬時，低于商品設置的最低售價不允許過賬。

15、過賬時允許可用庫存為負：啟用此配置，單據過賬時，如有商品可用庫存為負，則可繼續(xù)過賬，若不啟用此配置，則不能過賬。

16、基本信息按用戶編號順序顯示：自動按基本信息的編號排序，并按此順序顯示。

17、錄單單價低于成本價提示：啟用此配置，操作員錄入單價時，如果低于當前商品的庫存成本均價，系統(tǒng)會給予提示。

18、商品新增繼承上級顏色配置：商品基本信息設置時，新增商品的顏色設置會繼承商品的顏色配置，就不需要再重新設置了。

19、輸入條碼時按照條碼輸入級別自動取第一條匹配的記錄：針對商品多條碼的配置。啟用此配置，在商品的系統(tǒng)碼與對照碼掃描優(yōu)先級相同時，會自動讀取系統(tǒng)記錄的第一條商品條碼記錄。

20、系統(tǒng)允許負庫存：實際業(yè)務中可能出現(xiàn)賬面沒有庫存，而實際盤點又有貨可出的情況。為保證單據在這種情況下仍能繼續(xù)錄入系統(tǒng)，本系統(tǒng)允許商品庫存為負數。

21、自動生成摘要：選上此項后，系統(tǒng)會按往來單位、經手人、倉庫、發(fā)生金額等自動拼接生成摘要。

四、退換貨管理

 退換貨率控制功能，退換貨率與發(fā)貨類型、換貨周期相關。對退貨控制可以整個系統(tǒng)采用同一換貨規(guī)則，也可以對每個客戶單獨設置換貨規(guī)則，對每個商品還可設置此商品是否參于換貨。退貨時根據預設的退換貨率，退貨率*發(fā)貨金額＝可退貨金額，判斷是否能退貨。客戶設置優(yōu)先于系統(tǒng)設置。

本次僅對銷售、加盟配貨的退貨業(yè)務進行退換貨率控制，采購退貨暫不控制。

退換貨啟用為退換貨的總體控制項，默認為未啟用狀態(tài)，不控制退換貨。只有當此項啟用后界面中其他部分才可以設置，否則均不能使用。當“退換貨控制啟用”未選中時，整個系統(tǒng)不對退換貨進行控制，不論系統(tǒng)其他地方是否進行了退換貨設置。

1、退換貨設置包含最長可換貨天數，換貨周期，周期內換貨率，周期外換貨率，可手動進行設置

2、換貨控制規(guī)則有金額和數量兩種，可以單選也可以同時選中，當選擇金額控制+數量控制時，以金額控制為前提，在金額滿足的前提下再判斷數量是否滿足換貨要求，如金額不滿足，不論數量是否滿足，均不允許退換貨。補單后對于前單商品的退換貨有3種處理方式，不變，隨后單，不允許退換貨，需自己手動選擇。超出退換貨的控制方式有2種，提示可過賬和提示不可過賬，需自己手動選擇。

3、根據發(fā)貨明細確定退換貨規(guī)則，單擊添加，可對不同的發(fā)貨類型設置不同的退換貨策略

單據設置

一、單據格式配置

通過“單據格式配置”用戶可以對各種單據按使用需要和習慣進行格式配置或調整。

操作：選擇菜單“系統(tǒng)管理—單據設置—單據格式配置”，進入單據格式配置操作界面。界面左邊列出系統(tǒng)中主要單據，選擇一具體單據后，右邊列表顯示出單據可配置項，用戶通過勾選的方式，確定每種單據明細中需顯示的項目。

　　此模塊中還可以修改單據每列的顯示名稱，設置單據編號的前綴，同時可以指定物流單據中商品顏色尺碼的默認錄入方式。

二、單據編號格式配置

此模塊中用戶可以自定義各種單據的自動編號規(guī)則和樣式。如系統(tǒng)對采購入庫單默認的自動編號樣式是“GGRKD-2011-03-02-001”，您可以采用本功能定義成“GGRKD-2011-01”。

操作

“系統(tǒng)管理—單據編號格式配置”，選擇要定義編號的單據類型,進入單據編號規(guī)則樣式設置模塊。此模塊分為兩個分頁面，分別是“編號規(guī)則”和“常用編號樣式”設置兩個分頁面。

編號規(guī)則

·       規(guī)則一：“一種單據連續(xù)編號”，是指單據的連續(xù)編號是在同一種單據范圍內連續(xù)；“所有單據連續(xù)編號”則是不論單據種類，統(tǒng)一連續(xù)編號。

·       規(guī)則二：“全年編號遞增”，是指單據編號在全年的單據范圍內連續(xù)遞增；同樣，“每月編號遞增”則是指單據編號在每一個月的單據范圍內連續(xù)遞增；“每日編號遞增”是指單據編號在每天的單據范圍內連續(xù)遞增。

·       規(guī)則三：“編號不能廢棄，每次使用都要生效”，是指不論單據是否過賬，如存入草稿或廢棄等，下一張單據仍會以此連續(xù)編號；反之，保存后才生效，是指單據開啟時會從數據庫中調出最新編號，但這個編號必須在單據保存為草稿或過賬后才生效，否則，直接關閉單據的話，該編號不生效，可以再次使用。

常用編號樣式

系統(tǒng)還提供了六種常用的單據編號樣式供用戶選擇。如下圖（3-8）：

圖（3-8）

三、單據自定義列配置

不同的客戶對業(yè)務的管理有不同的需求，為滿足用戶的個性化需求，本系統(tǒng)提供了單據自定義列配置功能，用戶可以根據業(yè)務需要增加單據自定義列，同時相應報表也提供了自定義列查詢功能。

流程設置
　　

        流程設置權限只授予系統(tǒng)操作員。無論系統(tǒng)處于初始化階段還是正常階段，系統(tǒng)管理員都可以在系統(tǒng)主界面上單擊“系統(tǒng)設置”→“流程設置”來進行單據

業(yè)務流轉的自定義設置。業(yè)務流程包含采購流程、銷售流程、加盟配貨流程、加盟退貨流程、單據來源五個分頁面。在流程設置里用戶按照企業(yè)的實際流程進

行配置，流程配置好后，通過在配置單據來源可以設定在錄單時目標單據選擇源單據的方式來實現(xiàn)。詳細如下圖：

  機構類型：勾選內部機構、加盟機構。內部機構統(tǒng)一設置，加盟機構允許根據不同的加盟商機構分別設置不同的流程。當機構類型選擇內部機構時，“單

據來源”單據列表顯示所有單據類型，當機構類型選擇加盟機構時，“單據來源”頁簽單據列表只顯示與加盟機構有關的單據類型.

通知單自動生成入庫單：勾選該參數，通知單審核后，同時自動生成下一流程的單據草稿；

允許超訂單執(zhí)行：在流程設置勾選了允許超訂單執(zhí)行，則在采購入庫單時，入庫數量大于訂單數量，單據允許保存，否則入庫單不能保存，同時，在基礎設

置里，通過設置了訂單的超收比例來控制超收數量，允許超收的情況下，設置了超收比例，大于超收比例也不能保存。

采購訂單：是否啟用采購訂單，不勾選的情況下，系統(tǒng)菜單欄也不顯示【采購訂單】這張單據，同時和采購訂單相關的報表也不顯示

采購通知單：是否啟用采購通知單，不勾選的情況下，系統(tǒng)菜單欄也不顯示【采購通知單】這張單據，同時和采購通知單相關的報表也不顯示

保存并復制到機構：將某一機構設置好的流程，復制到其他機構，快捷幫助用戶定義流程

流程

采購流程：采購訂單－采購通知單－采購入庫單（入庫、記賬）

銷售流程：銷售訂單—銷售通知單—銷售出庫單、（出庫、記帳）

加盟配貨流程：配貨訂單—配貨發(fā)貨通知單—加盟商配貨單—加盟配貨驗收單

加盟商配貨退貨流程：配貨退貨申請單-配貨退貨通知單-配貨退貨單-配貨驗收單

委外加工流程：委外訂單-委外物料單-委外領料單-完工驗收單-委外入庫單

特別提示

當采購類、銷售類、配貨類流程啟用了通知單，則采購退貨通知單、銷售退貨通知單、加盟配貨退貨通知單同時啟用，退貨流程也同時生效

委外加工流程，啟用了完工驗收單后，委外入庫只能通過完工驗收生成

價格設置

  本系統(tǒng)提供了靈活的價格管理方式，用戶可以根據業(yè)務需要建立自已的價格體系。價格體系包括：預設售價、預設銷售折扣、預設采購價、預設采購折扣和代銷抽成率，等多種價格，每種價格可以由用戶自由增加和刪除。

價格體系設置，系統(tǒng)提供了兩種價格模式：一種是預設價格含稅，一種是預設價格不含稅，預設價格是否含稅可以通過不同的業(yè)務類型進行設置，比如：采購類價格是否含稅、銷售類價格是否含稅，若勾選了采購類價格含稅，則在錄單時，入庫單上含稅單價就直接帶出預設價，同時，根據稅率自動反算不含稅單價

價格體系的建立步驟為：

1、價格設置中建立需要的預設價格、預設折扣、預設抽成率；

2、商品基礎信息中錄入每個商品對應的預設價格、預設折扣、預設抽成率；

3、“基礎信息—分支機構”中指定每個機構零售業(yè)務適用的預設價格、配貨業(yè)務適用的預設價格；供應商信息中指定每個供應商對應的采購業(yè)務預設價格；客戶信息中指定每個客戶批發(fā)銷售業(yè)務對應的預設價格；代銷單對應的代銷抽成率；

4、錄入業(yè)務單據時，系統(tǒng)會根據業(yè)務的類型自動帶出機構或往來單位對應的商品預設價格。

審核設置

為加強對企業(yè)業(yè)務流程的控制，系統(tǒng)對業(yè)務流程和各級審核人員進行了嚴密的設置，加強了單據的管理和業(yè)務的監(jiān)督。

該功能將應用于系統(tǒng)中所有單據和流程，并且審核級數由用戶自定義，審核模式也提供了順序、會簽兩種審核流轉模式。同時針對不同分支機構的不同單據可以設置不同的審核流程。下面以銷售出庫單為例進行說明：

先選定分支機構，進入該分支機構的審核設置，再在銷售類單據中選擇“銷售出庫單”，然后點擊“修改流程”

l  審核呈送方式：順序審批和會簽審批，設置時必須選擇一種呈送方式，也只能選擇其中一種。

什么是順序審批：

即按照設定的審核級數和審核順序依次進行審核。如共設置N級審核，那么順序審核的先后順序為首先由第一級審核，通過后再由第二級審核······最后由第N級審核。

一旦選擇順序審核，系統(tǒng)就會嚴格按照級數的先后順序依次審核，不能跳級審核。如果任何一級審核時出現(xiàn)審核不通過，則系統(tǒng)就自動把此張單據退回到草稿中處于審核不通過狀態(tài)，等待被修改和重新提交審核。

什么是會簽審批：

是在審核一張單據時，不必按一定的審核順序，系統(tǒng)會將單據同時提交給所有審核人進行審核，但每一審核人必須全部審核通過才能視為此單據審核通過。如果任一審核人不通過，則該單據就被置于審核未通過單據狀態(tài)，等待被修改和重新提交審核。

l  設定特審人員：通過此選項，可設置特審的操作員。特審人員不是必須設置項，但同一單據中，特審人員與普通審核人員不允許重復。

什么是特審：

指審核方式不受送呈方式的限制，不管單據還有幾級尚未通過審核，只要特審人員審核通過，則該單據就視為審核通過，不再需要通過原來設置的“順序審批”或“會簽審批”。這是一種特殊的審核方式。特審沒有通過的單據被置于審核未通過單據狀態(tài)，等待被修改和重新提交審核。

l  設置原因：各單據的審核原因不一樣，用戶可以選擇具體的審核原因。單據滿足審核原因時將自動進入審核流程。

l  向上添加：向已經設置的審核環(huán)節(jié)的前一級增加審核

l  向下添加：向已經設置的審核環(huán)節(jié)的后一級增加審核

特別提示

1、    每一級審核“設置原因”可以不相同。如第一級金額審核，需要審核單據金額，第二級價格審核需要審核售價是否低于成本價銷售；

2、    每一級的審核人員可以重復錄入。如：李珍可以為1級審核人也可以為2級審核人；

3、    每一級審核人員可以多選：多選時只要其中任一審核人員通過，即視為通過該級審核。同樣只要該級中任一審核人員未通過，則視為未通過該級審核。

4、    如想刪除或替換審核人員，可以進入審核人選擇框中取消勾選，并確定新的人員代替原有審核人員即可。

5、    當被設置了審核流程，并且符合審核條件的單據在過賬或保存時，系統(tǒng)將先提交審核。

6、    取消審核設置步驟：首先進入該單據的“審核流程設置”界面；點擊“”圖標，逐行刪除各級審核；

操作員權限

本系統(tǒng)提供“菜單操作權限”、“權限范圍”、“OA欄目權限”三部分對操作員的權限進行了嚴格、周密而又科學的管理，同時，為方便權限的設置還提供了“權限復制”功能。

特別提示

“管理員”可以為每個總部操作員和加盟商操作員設置權限。

其他操作員可以為其他操作員授權，但只能對自身權限范圍內的操作員進行授權，所授權限也只能是自身擁有的權限，同時，授權的基本信息范圍也只能在自身的范圍內。

加盟機構操作員只能管理本加盟機構職員，為本機構操作員授權。

操作員不能為自已授權。

一、菜單操作權限

操作員菜單操作權限是根據該操作員的職位或是個人涉及的業(yè)務流程而其進行對操作授權。如某操作員為銷售人員，那么只給他設置銷售管理權限。

操作步驟

1、添加操作員

單擊“操作員權限”欄目，進入本欄目主頁面。單擊添加操作員按鈕，彈出基本信息中已錄入的所有職員列表，在職員列表中選擇具體職員，將其添加為系統(tǒng)操作員。添加成功后，“操作員權限”界面將自動增加該職員的姓名記錄。

2、設置操作員密碼

為保證系統(tǒng)的安全性，建議添加操作員后立即設置操作員密碼?！肮芾韱T”可以為其他操作員設置密碼，操作員也可設置自已的密碼。

操作方式為：選中該操作員，單擊密碼修改，在彈出的修改密碼窗口輸入新密碼，單擊“確認”即可修改該操作員的密碼。

特別提示：密碼的設置必須是數字或字母（區(qū)分大小寫），不能為中文。

3、權限設置

操作員是企業(yè)的員工，他們有不同的崗位職責，因此，他們只需要使用服裝版中一部分功能，其它不使用的功能模塊，或管理者不希望員工看到的數據就需要進行權限的設置。

操作說明

1.  選中要賦予權限的職員，在權限界面中間菜單列表框中選擇菜單權限，可以采用鼠標右鍵功能或“空格鍵”對菜單權限進行設置。

2.  對“菜單”或某個子模塊進行勾選，這菜單或子模塊下所有子菜單全部勾選，并且菜單對應的明細權限也會全部選中。

3.  明細權限設置

單個菜單都會有對應的明細權限，比如銷售訂單，對應的明細權限就有“錄入、修改單價、修改折扣、成本查看、保存訂單”。明細權限有“全選”和“全清”按鈕。

點擊“全選”，明細權限全部打鉤，對應的菜單也都打鉤。

點擊“全清”，明細權限打鉤全部消失，但是對應的菜單勾選不會消失。

圖（3-10）

二、設置權限范圍

在本系統(tǒng)中除了可以設置操作員的菜單操作權限外，還可設置其操作范圍，即操作員能管理或涉及到的范圍有哪些。權限范圍是本系統(tǒng)很有特點的功能，實用性也很強。系統(tǒng)根據基本信息設置操作員的權限范圍，可供設置的基本信息包括：客戶、供貨商、商品、倉庫、職員、賬戶、費用、其它收入。權限和權限范圍相互配合為用戶提供全面、靈活的權限管理方案。

在權限管理置界面，點擊“設置多級權限范圍”按鈕，即進入權限范圍的設置頁面，如下圖：

                                 圖（3-11）

l  權限范圍是對操作員行使職責即所設置的功能權限的操作范圍，是對其在系統(tǒng)中所能錄入或查看的基本信息范圍的限制。例如：張大山雖然是銷售人員，但是他負責銷售業(yè)務主要是在上?？蛻簦敲聪到y(tǒng)可以只賦予張大山上?？蛻舻臋嘞薹秶?，這樣即便張大山擁有銷售管理的全部職責權限，但只能對上海的客戶行使其職責，不能查看、操作到成都、北京等客戶的銷售業(yè)務。

l  權限范圍根據各功能職責涉及的方方面面，對應基本信息分為機構、倉庫、客戶、商品、職員、現(xiàn)金銀行，機構和倉庫多級權限的設置沒有從屬關系。

l  在進入各明細基本信息范圍設置時，系統(tǒng)自動列示當前已賦予權限的基本信息的清單。點擊“增加”、“刪除”按鈕即可進行權限范圍的增加或刪減。下面以增加商品范圍為例進行說明。

選擇權限范圍中的“管轄商品”，進入商品范圍設置頁面，點擊“添加”按鈕，彈出商品選擇的界面，如下圖。在選擇界面選取要授予的商品，然后確定即可。

               圖（3-12）

l   “擁有所有商品權限范圍”：為快速授權方式，執(zhí)行此操作后，彈出確認框提示“此操作將清空該操作員原設定的商品權限范圍，直接授予所有商品權限范圍，請確認是否設置！”，確認后將此操作員將擁有所有商品操作限，不需要再錄入明細權限。通過此方式授權，在查詢等操作時要快得多，管理允許的情況下，建議盡可能采取該方式。

“擁有所有權限范圍”：執(zhí)行此操作時將直接對操作員授予全部權限范圍，同時清空該操作員原設定的所有權限范圍明細，各具體設置頁面將不需要進行明細設置。

三、設置操作員OA欄目的權限范圍

設置操作員OA欄目的子欄目具體的讀、寫、修改等具體操作權限需要到“欄目管理”中進行設置，詳見“第十三章”。

數據結存

數據結存包括了每月一次的『月結存』和每年一次的『年結存』。

一、月結存

月結存是在當前賬務做一個標記，以便按月劃分賬本，快速準確地查詢每月資產、銷售、費用和利潤等情況。本系統(tǒng)的月結存不等同于財務上的會計期間，可以一月做一次，也可以半月或幾個月做一次，但是每年只能做12次。

特別提示：做月結存之前首先確認數據是否正確無誤，然后確定做月結存的時間。

功能說明

?  月結存時間

本月開始日期：開賬后第一次月結存，以開賬日期為月結存開始時間，以后以結存后的時間為開始時間。

本月截止日期：點擊下拉按鈕選擇結束日期。

本月截止日期可以手工修改，使用方便。如：今天是5月31日，但是制單人并沒有將5月份的賬登記完畢，這時在不影響正常賬務的前提下，可以繼續(xù)做6月份的帳，到6月5號時再來做月結存。方法：在“本月截止日期”錄入為2011-5-31，那么5月的結存日期就為20011-5-31，而非2011-6-5。

?  對數據的影響

月結存對賬本余額沒有任何影響，月結存不會清除明細賬本和草稿。月結存后，對已做月結存的單據不能進行紅字反沖；作了月結存之后，繼續(xù)錄入的單據日期必須在月結存日期之后，如上例月結存后，單據上的錄單日期就必須大于2011年5月31日。

未做月結存的單據可以修改本表頭，包括時間、編號、經手人、說明、摘要等，有利于減少人為的錯誤。月結存之后將不再允許修改單據。

二、年結存

年結存是結存所有的賬本數據，將結存數據作為下一年的期初值，并清除經營歷程， “草稿數據”和“訂單數據”由用戶選擇保存或清除。年結存還能將已刪除的商品、單位、職員等從物理上清除，以提高系統(tǒng)的運行速度和效率。年結存使數據易于管理，數據量不會過于龐大。年結存后，系統(tǒng)處于期初建賬狀態(tài)，可修改期初數據。

做年結存前應備份數據，并確認數據的正確性。年結存后，賬套中的明細賬本和草稿（草稿可以選擇是否清除）都被清除。

操作：選擇菜單“系統(tǒng)管理—賬套管理—年結存”進入模塊。點“開始結存”按鈕即開始做年結存，如數據很大，速度會相對慢一些，請耐心等待。

特別提示

建議用戶每個月的月末對系統(tǒng)進行一次月結存，每年的年末對系統(tǒng)進行年結存。結存可以很好的劃分各個時間段的賬務，可以很方便的通過每個結存信息進行查詢。

三、系統(tǒng)重建

當遇到賬務數據錄入錯誤或因其它原因需要重新做賬，但又想保留基本信息和期初數據時，可以用系統(tǒng)重建功能。選擇系統(tǒng)重建之后，在數據庫中的現(xiàn)有數據將被清空，恢復為使用前的狀態(tài)。但基本信息是不會被自動清空的。

系統(tǒng)重建有五個選項：

清除庫存商品和會計科目的期初值：清除期初數據，只保留基本信息。

清除草稿庫：清除業(yè)務草稿里的全部草稿單據，不選則保留這些草稿單據。

清楚已停用商品：清除已經確定為停用的商品。

清除VIP所有信息：清除VIP所有信息包括記錄的vip類型、信息，會員信息。

清除末完成訂單：選擇后系統(tǒng)重建將清除所有訂單，否則只清除已完成訂單。

打印次數的控制

成本核算

成本核算即存貨成本核算，指企業(yè)根據會計制度、準則、會計政策確定存貨的成本，主要指核算存貨的入庫成本、出庫成本和期末成本

存貨成本核算分為三個步驟：

第一：入庫成本確定：入庫成本主要指存貨入庫時應該核算的成本，不同存貨的成本構成內容不同。

第二：出庫成本確定：出庫核算是指根據存貨的計價方法，在核算范圍內計算出存貨出庫的成本。

第三：期末處理：計算期末余額

操作路徑：進入“系統(tǒng)管理”-“帳套管理”-“成本核算”