辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)應(yīng)用

本系統(tǒng)所涉及的辦公OA部分內(nèi)容相當(dāng)廣泛，基本能滿(mǎn)足企業(yè)日常辦公所需。初次進(jìn)入界面，功能菜單下沒(méi)有具體的欄目和內(nèi)容，需要用戶(hù)根據(jù)需要在“欄目管理”中設(shè)置其具體格式。所以，我們首先講解欄目的管理。

同時(shí)，需要說(shuō)明的是OA辦公系統(tǒng)的操作員就是網(wǎng)絡(luò)化分銷(xiāo)系統(tǒng)的操作員，也就是說(shuō)，如果要在OA辦公系統(tǒng)中添加操作員，就需要在網(wǎng)絡(luò)化分銷(xiāo)系統(tǒng)的用戶(hù)權(quán)限里根據(jù)職員情況添加操作員。（參見(jiàn)“權(quán)限設(shè)置”）

欄目管理

“欄目管理”是管理員（只有管理員有才欄目管理的權(quán)限）新建、修改、刪除欄目，以及設(shè)定操作員權(quán)限的地方。也就是在搭建整個(gè)OA系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，因此需要您在思考公司日常辦公形式時(shí)能比較合理地總結(jié)、組織并建立相應(yīng)的欄目來(lái)對(duì)公司辦公進(jìn)行管理。

下面以公告板為例介紹一下在“欄目管理”設(shè)置欄目的具體操作。

操作步驟

第一步：設(shè)置欄目和權(quán)限。點(diǎn)擊“欄目管理”，進(jìn)入欄目管理界面，左邊出現(xiàn)“公告”、“論壇”、“資料”、“個(gè)人資料”、“產(chǎn)品資料”五個(gè)欄目類(lèi)。

要設(shè)置公告類(lèi)欄目，點(diǎn)擊左上方的“公告”如下圖所示的頁(yè)面：

在圖（13-1）中每個(gè)欄目都有修改、刪除、權(quán)限的執(zhí)行操作功能。OA部分每個(gè)欄目的權(quán)限都要設(shè)置一次，即一次只能設(shè)置操作員一個(gè)欄目的權(quán)限。在此，超級(jí)用戶(hù)可設(shè)置操作員的權(quán)限（同后面將要介紹的“單人模式”）。

按鈕功能介紹：圖（13-1）“右”上方有四個(gè)選項(xiàng)：

1、新建欄目：在圖中，點(diǎn)擊“新建欄目”字樣，進(jìn)入上圖所示頁(yè)面進(jìn)行公告板欄目的建設(shè)。

您可對(duì)公告板分類(lèi)，如內(nèi)部公告板、分銷(xiāo)商公告板等。在彈出的新建欄目區(qū)輸入欄目名稱(chēng)和欄目描述，選擇的父結(jié)點(diǎn)為“公告板”，若該欄目下還想繼續(xù)分層，則選擇“在該欄目下還可以分層”。

欄目設(shè)置的原則：“應(yīng)用不重疊、管理不空白”。

注意：欄目名稱(chēng)為必填項(xiàng)，而且欄目描述的文字長(zhǎng)度不超過(guò)100字。

2、調(diào)整順序：對(duì)已有欄目順序可以任意安排。首先選擇欄目名稱(chēng)，點(diǎn)擊繼續(xù)以后可以通過(guò)箭頭    符號(hào)對(duì)這個(gè)欄目下的項(xiàng)目作順序調(diào)整。

3、欄目搬移：將一個(gè)子欄目從原來(lái)的欄目項(xiàng)下搬移到另一個(gè)欄目下。

4、權(quán)限模板：是為了批量加入操作員權(quán)限而設(shè)定的?？梢詫?duì)權(quán)限模板進(jìn)行操作員權(quán)限的快捷、方便錄入。可以用“新建模板”進(jìn)行模板添加。

欄目設(shè)置左上方按鈕

1、單人模式：是指針對(duì)各個(gè)操作員單獨(dú)設(shè)置/查看其權(quán)限。在刷新的操作員列表中系統(tǒng)提供按編號(hào)和部門(mén)查找操作員的功能。

在每個(gè)操作員的每個(gè)權(quán)限內(nèi)容的小框里打上鉤，表明他在公告板這一欄有管理權(quán)限。在上圖的最后一行，有“全選”字樣。在與之平行的小框里打上鉤，則這一列所有操作員的這一權(quán)限都選上了。

注意：在表頭有2個(gè)選項(xiàng)。其中一個(gè)是根據(jù)權(quán)限模板設(shè)置、一個(gè)是手工單獨(dú)設(shè)置。其中根據(jù)權(quán)限模板設(shè)置是與前面提到過(guò)的權(quán)限模板是相通的。權(quán)限模板設(shè)置的內(nèi)容在這里可以提取使用。

在完成當(dāng)前操作員針對(duì)不同欄目的讀、寫(xiě)、閱權(quán)、刪/修、固定、批刪觀摩的權(quán)限設(shè)置后，請(qǐng)保存。

   2、消息檢索：管理員對(duì)所有操作員的在線(xiàn)傳訊消息的查閱。在該界面下可以看到消息引文、發(fā)送/接受人及時(shí)間，并且可以刪除該信息。同時(shí)可以根據(jù)操作員編號(hào)、名稱(chēng)、消息內(nèi)容進(jìn)行消息過(guò)濾。

3、密碼檢查：本系統(tǒng)出于安全性考慮，對(duì)密碼作了要求：不能為空；不能為連續(xù)字符；必須使用2個(gè)以上的字符；位數(shù)不能小于六位。對(duì)于密碼不合格的操作員，系統(tǒng)將自動(dòng)列出其名單。

4、欄目總覽：是對(duì)所有欄目項(xiàng)目的查閱，同時(shí)提供對(duì)欄目的說(shuō)明欄，以及打印功能。

公司桌面

在“欄目管理”里設(shè)置的所有欄目都將分門(mén)別類(lèi)地統(tǒng)計(jì)到“公司桌面”上來(lái)。對(duì)于操作員在“公司桌面”上閱讀/發(fā)表/修改文章，以及回復(fù)等功能是由操作員權(quán)限管理的。桌面上欄目主要包括以下三個(gè)總類(lèi)：

公告：是用于公開(kāi)發(fā)布公司信息的欄目；

論壇：存放過(guò)程性東西的BBS性質(zhì)的欄目，如意見(jiàn)、建議、市場(chǎng)、產(chǎn)品、服務(wù)、業(yè)余生活等的探討。

資料：公司公共的資料庫(kù)，用于存放結(jié)論性的東西，包括公司的一些規(guī)章制度以及產(chǎn)品/培訓(xùn)資料。

在要閱覽某個(gè)欄目時(shí)，只需點(diǎn)擊該欄目。如點(diǎn)擊“機(jī)會(huì)與信息”后，出現(xiàn)下圖所示頁(yè)面。

我們可以看到在內(nèi)部公告版上所有發(fā)布的文章主題、作者、發(fā)表時(shí)間，以及針對(duì)該文章的回復(fù)和點(diǎn)擊的統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，在該界面上有幾個(gè)功能按鈕。

功能按鈕介紹：

說(shuō)明：是對(duì)本欄目的欄目解釋和使用說(shuō)明。該說(shuō)明是在【欄目管理】里的欄目總覽里設(shè)置。

權(quán)限：是針對(duì)當(dāng)前欄目的權(quán)限管理，在這里可以設(shè)置所有操作員在本欄目里的操作權(quán)限。同【欄目管理】里的“權(quán)限”。

公司桌面：表示返回到【公司桌面】上。

發(fā)布公告：在本欄目發(fā)表自己的文章。點(diǎn)擊該按鈕以后出現(xiàn)，在填入主題、附件、內(nèi)容后，點(diǎn)擊發(fā)表，便可把發(fā)布的文章寫(xiě)入公告版。附件最大不能超過(guò)2兆。

查找：由于文章眾多，對(duì)該欄目里的文章可以通過(guò)輸入關(guān)鍵字查找。

如要閱覽欄目里的文章，只需點(diǎn)擊該文的主題，出現(xiàn)下圖：

系統(tǒng)除了提供回復(fù)、修改、刪除基本功能權(quán)限以外，還提供以下功能：

邀請(qǐng)：如您覺(jué)得文章不錯(cuò)，您可以給某人發(fā)消息“提醒他來(lái)看看此文章”。

密談：不反映在公開(kāi)的版面上，只有該文章發(fā)表人及回復(fù)人才能看到。

訂閱：該文章有回復(fù)就提醒我。比如，您關(guān)心一個(gè)話(huà)題，或您提交了一個(gè)申請(qǐng)建議，您可以設(shè)置只要在該文章后有回復(fù)就通知您。

固定顯示：無(wú)論后面發(fā)表了多少文章，總使該文章排在該欄目版面的第一位。本功能只有超級(jí)用戶(hù)使用。

設(shè)置觀摩：允許觀摩者閱讀，但是不擁有其它任何權(quán)限。

注意：以上功能根據(jù)操作員權(quán)限的不同而有所差異。

其它欄目

OA部分除此前介紹的“公司桌面”、“欄目管理”外，還包括“個(gè)人桌面”、“個(gè)人資料”和“產(chǎn)品資料”等欄目，以下將分別介紹。

l  個(gè)人桌面

每個(gè)人均可以設(shè)置自己的“個(gè)人桌面”，即將自己最關(guān)心的欄目設(shè)在個(gè)人桌面，每次登錄系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)刷新至個(gè)人桌面。

在個(gè)人桌面的最下端有兩個(gè)選項(xiàng)：“預(yù)定欄目”和“調(diào)整順序”。

“預(yù)定欄目”：在本選項(xiàng)中，在每個(gè)欄目名稱(chēng)前的選項(xiàng)框中打勾表示在個(gè)人桌面上顯示該欄目；在欄目名稱(chēng)后的“該欄目有新貼時(shí)發(fā)消息通知我”下面打勾表示在該欄目有新文章發(fā)表以后，系統(tǒng)將以超級(jí)用戶(hù)的名義和短消息的形式通知您。

“調(diào)整順序”：與“欄目管理”里的順序調(diào)整相同。

l  個(gè)人資料

個(gè)人的郵箱、消息、便簽等辦公資料和工具。在該欄目里，您可以給系統(tǒng)中所有操作員發(fā)送和接收信件。可以根據(jù)接收或發(fā)送類(lèi)型、相關(guān)人員篩選查閱部分或所有短消息，也可以與任何人（包括不在線(xiàn)人員）發(fā)送短消息，還可以刪除短消息。

l  產(chǎn)品資料

可以將公司所有產(chǎn)品資料記錄在本欄目下。

打印管理器的使用

任我行打印管理器在Windows操作系統(tǒng)平臺(tái)下以所見(jiàn)即所得的方式，實(shí)現(xiàn)可視化的打印工作；可以跟據(jù)用戶(hù)的自定義方式，實(shí)現(xiàn)各種類(lèi)型紙張、單據(jù)的套打；能夠根據(jù)相關(guān)程序傳入的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)以表格形式的報(bào)表打??；支持大多數(shù)的Pos打印機(jī)。

一、主界面介紹

打印管理器主界面如下圖所示：

圖1

打印管理器主界面主要功能介紹：

二、“自定義編輯”的具體使用（以進(jìn)貨單為例）：

點(diǎn)擊“自定義編輯”，進(jìn)入自定義編輯界面，如下圖所示：

圖2

文件菜單：

打開(kāi)（快捷鍵為Ctrl+O）：打開(kāi)一個(gè)后綴名為（*.RWX）的報(bào)表文件進(jìn)行編輯。

關(guān)閉：將當(dāng)前正在編輯的文件關(guān)閉。

保存：保存當(dāng)前的編輯文件（如果你當(dāng)前正在編輯的文件是【基本樣式】，在保存時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)保存失敗的對(duì)話(huà)框）。

圖3

點(diǎn)確定按鈕進(jìn)入下一窗體：

圖4

只需為所修改后的單據(jù)指定一個(gè)名稱(chēng)如（進(jìn)貨單樣式二）點(diǎn)擊即可。

另存為樣式：將當(dāng)前編輯文件另存為一個(gè)樣式。

保存為：將當(dāng)前編輯的文件另存為一個(gè)文件名，或存放到另外一個(gè)地方。見(jiàn)下圖：

圖5

選擇一個(gè)文件名如（折扣進(jìn)貨02.RWX），單擊即可。

報(bào)表屬性設(shè)置：包含了報(bào)表各種屬性以及報(bào)表紙張的定義。

1、報(bào)表屬性設(shè)置對(duì)每頁(yè)打印的行數(shù)、邊距等進(jìn)行設(shè)置，如下圖所示：

圖6

   2、在上圖的界面中點(diǎn)擊“打印機(jī)屬性”標(biāo)簽，彈出“打印機(jī)屬性”界面，對(duì)打印機(jī)型號(hào)、紙張、打印范圍等進(jìn)行設(shè)置。如下圖所示：

圖7

3、點(diǎn)擊“分單打印”可對(duì)分單打印模式進(jìn)行設(shè)置，在“分單打印”前的方框中打上對(duì)勾，點(diǎn)擊，選擇分單打印的根據(jù)字段，如“商品全名”，然后選擇分單打印條件：

◆     整個(gè)字段：只有“商品全名”完全相同的商品才會(huì)被分到一張單據(jù)上面打印；

◆     左邊幾位：設(shè)置只要“商品全名”的左邊幾位相同就分到一張單據(jù)上面打印；

◆     右邊幾位：設(shè)置只要“商品全名”的右邊幾位相同就分到一張單據(jù)上面打印；

◆    從第幾位到第幾位：設(shè)置只要“商品全名”的指定的幾位到另幾位之間的內(nèi)容相同就分到一張單據(jù)上面打印。

具體設(shè)置界面如下所示：

圖8

POS打印設(shè)置：對(duì)需要使用小票打印機(jī)的單據(jù)格式進(jìn)行配置。在使用POS設(shè)置前必須在“報(bào)表打印屬性”中選中“POS打印’選項(xiàng)。

表格菜單：

   表格菜單的操作與EXCEL的操作具備類(lèi)似，可以實(shí)現(xiàn)行列、單元格的插入、刪除、添加等操作。

圖9

如何進(jìn)行表格內(nèi)容的設(shè)置：

1、選中要進(jìn)行設(shè)置的單元格，點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵或“表格”菜單，出現(xiàn)如下圖：

圖10

2、點(diǎn)擊“選擇字段”，則進(jìn)入如下窗口，設(shè)置字段內(nèi)容及相關(guān)信息。

圖11

3、點(diǎn)擊“單元格屬性”，設(shè)置窗口如下：

圖12

可以在“單元格屬性”界面中選擇單元格中要插入圖片，設(shè)置單元格邊框線(xiàn)條，字體顏色，單元格背景，單元格內(nèi)容性質(zhì)等。