辦公自動化（OA）系統(tǒng)應(yīng)用

本系統(tǒng)所涉及的辦公OA部分內(nèi)容相當(dāng)廣泛，基本能滿足企業(yè)日常辦公所需。初次進(jìn)入界面，功能菜單下沒有具體的欄目和內(nèi)容，需要用戶根據(jù)需要在“欄目管理”中設(shè)置其具體格式。所以，我們首先講解欄目的管理。

同時，需要說明的是OA辦公系統(tǒng)的操作員就是網(wǎng)絡(luò)化分銷系統(tǒng)的操作員，也就是說，如果要在OA辦公系統(tǒng)中添加操作員，就需要在網(wǎng)絡(luò)化分銷系統(tǒng)的用戶權(quán)限里根據(jù)職員情況添加操作員。（參見“權(quán)限設(shè)置”）

欄目管理

“欄目管理”是管理員（只有管理員有才欄目管理的權(quán)限）新建、修改、刪除欄目，以及設(shè)定操作員權(quán)限的地方。也就是在搭建整個OA系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，因此需要您在思考公司日常辦公形式時能比較合理地總結(jié)、組織并建立相應(yīng)的欄目來對公司辦公進(jìn)行管理。

下面以公告板為例介紹一下在“欄目管理”設(shè)置欄目的具體操作。

操作步驟

第一步：設(shè)置欄目和權(quán)限。點擊“欄目管理”，進(jìn)入欄目管理界面，左邊出現(xiàn)“公告”、“論壇”、“資料”、“個人資料”、“產(chǎn)品資料”五個欄目類。

要設(shè)置公告類欄目，點擊左上方的“公告”如下圖所示的頁面：

在圖（13-1）中每個欄目都有修改、刪除、權(quán)限的執(zhí)行操作功能。OA部分每個欄目的權(quán)限都要設(shè)置一次，即一次只能設(shè)置操作員一個欄目的權(quán)限。在此，超級用戶可設(shè)置操作員的權(quán)限（同后面將要介紹的“單人模式”）。

按鈕功能介紹：圖（13-1）“右”上方有四個選項：

1、新建欄目：在圖中，點擊“新建欄目”字樣，進(jìn)入上圖所示頁面進(jìn)行公告板欄目的建設(shè)。

您可對公告板分類，如內(nèi)部公告板、分銷商公告板等。在彈出的新建欄目區(qū)輸入欄目名稱和欄目描述，選擇的父結(jié)點為“公告板”，若該欄目下還想繼續(xù)分層，則選擇“在該欄目下還可以分層”。

欄目設(shè)置的原則：“應(yīng)用不重疊、管理不空白”。

注意：欄目名稱為必填項，而且欄目描述的文字長度不超過100字。

2、調(diào)整順序：對已有欄目順序可以任意安排。首先選擇欄目名稱，點擊繼續(xù)以后可以通過箭頭    符號對這個欄目下的項目作順序調(diào)整。

3、欄目搬移：將一個子欄目從原來的欄目項下搬移到另一個欄目下。

4、權(quán)限模板：是為了批量加入操作員權(quán)限而設(shè)定的?？梢詫?quán)限模板進(jìn)行操作員權(quán)限的快捷、方便錄入?？梢杂谩靶陆０濉边M(jìn)行模板添加。

欄目設(shè)置左上方按鈕

1、單人模式：是指針對各個操作員單獨(dú)設(shè)置/查看其權(quán)限。在刷新的操作員列表中系統(tǒng)提供按編號和部門查找操作員的功能。

在每個操作員的每個權(quán)限內(nèi)容的小框里打上鉤，表明他在公告板這一欄有管理權(quán)限。在上圖的最后一行，有“全選”字樣。在與之平行的小框里打上鉤，則這一列所有操作員的這一權(quán)限都選上了。

注意：在表頭有2個選項。其中一個是根據(jù)權(quán)限模板設(shè)置、一個是手工單獨(dú)設(shè)置。其中根據(jù)權(quán)限模板設(shè)置是與前面提到過的權(quán)限模板是相通的。權(quán)限模板設(shè)置的內(nèi)容在這里可以提取使用。

在完成當(dāng)前操作員針對不同欄目的讀、寫、閱權(quán)、刪/修、固定、批刪觀摩的權(quán)限設(shè)置后，請保存。

   2、消息檢索：管理員對所有操作員的在線傳訊消息的查閱。在該界面下可以看到消息引文、發(fā)送/接受人及時間，并且可以刪除該信息。同時可以根據(jù)操作員編號、名稱、消息內(nèi)容進(jìn)行消息過濾。

3、密碼檢查：本系統(tǒng)出于安全性考慮，對密碼作了要求：不能為空；不能為連續(xù)字符；必須使用2個以上的字符；位數(shù)不能小于六位。對于密碼不合格的操作員，系統(tǒng)將自動列出其名單。

4、欄目總覽：是對所有欄目項目的查閱，同時提供對欄目的說明欄，以及打印功能。

公司桌面

在“欄目管理”里設(shè)置的所有欄目都將分門別類地統(tǒng)計到“公司桌面”上來。對于操作員在“公司桌面”上閱讀/發(fā)表/修改文章，以及回復(fù)等功能是由操作員權(quán)限管理的。桌面上欄目主要包括以下三個總類：

公告：是用于公開發(fā)布公司信息的欄目；

論壇：存放過程性東西的BBS性質(zhì)的欄目，如意見、建議、市場、產(chǎn)品、服務(wù)、業(yè)余生活等的探討。

資料：公司公共的資料庫，用于存放結(jié)論性的東西，包括公司的一些規(guī)章制度以及產(chǎn)品/培訓(xùn)資料。

在要閱覽某個欄目時，只需點擊該欄目。如點擊“機(jī)會與信息”后，出現(xiàn)下圖所示頁面。

我們可以看到在內(nèi)部公告版上所有發(fā)布的文章主題、作者、發(fā)表時間，以及針對該文章的回復(fù)和點擊的統(tǒng)計。同時，在該界面上有幾個功能按鈕。

功能按鈕介紹：

說明：是對本欄目的欄目解釋和使用說明。該說明是在【欄目管理】里的欄目總覽里設(shè)置。

權(quán)限：是針對當(dāng)前欄目的權(quán)限管理，在這里可以設(shè)置所有操作員在本欄目里的操作權(quán)限。同【欄目管理】里的“權(quán)限”。

公司桌面：表示返回到【公司桌面】上。

發(fā)布公告：在本欄目發(fā)表自己的文章。點擊該按鈕以后出現(xiàn)，在填入主題、附件、內(nèi)容后，點擊發(fā)表，便可把發(fā)布的文章寫入公告版。附件最大不能超過2兆。

查找：由于文章眾多，對該欄目里的文章可以通過輸入關(guān)鍵字查找。

如要閱覽欄目里的文章，只需點擊該文的主題，出現(xiàn)下圖：

系統(tǒng)除了提供回復(fù)、修改、刪除基本功能權(quán)限以外，還提供以下功能：

邀請：如您覺得文章不錯，您可以給某人發(fā)消息“提醒他來看看此文章”。

密談：不反映在公開的版面上，只有該文章發(fā)表人及回復(fù)人才能看到。

訂閱：該文章有回復(fù)就提醒我。比如，您關(guān)心一個話題，或您提交了一個申請建議，您可以設(shè)置只要在該文章后有回復(fù)就通知您。

固定顯示：無論后面發(fā)表了多少文章，總使該文章排在該欄目版面的第一位。本功能只有超級用戶使用。

設(shè)置觀摩：允許觀摩者閱讀，但是不擁有其它任何權(quán)限。

注意：以上功能根據(jù)操作員權(quán)限的不同而有所差異。

其它欄目

OA部分除此前介紹的“公司桌面”、“欄目管理”外，還包括“個人桌面”、“個人資料”和“產(chǎn)品資料”等欄目，以下將分別介紹。

l  個人桌面

每個人均可以設(shè)置自己的“個人桌面”，即將自己最關(guān)心的欄目設(shè)在個人桌面，每次登錄系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動刷新至個人桌面。

在個人桌面的最下端有兩個選項：“預(yù)定欄目”和“調(diào)整順序”。

“預(yù)定欄目”：在本選項中，在每個欄目名稱前的選項框中打勾表示在個人桌面上顯示該欄目；在欄目名稱后的“該欄目有新貼時發(fā)消息通知我”下面打勾表示在該欄目有新文章發(fā)表以后，系統(tǒng)將以超級用戶的名義和短消息的形式通知您。

“調(diào)整順序”：與“欄目管理”里的順序調(diào)整相同。

l  個人資料

個人的郵箱、消息、便簽等辦公資料和工具。在該欄目里，您可以給系統(tǒng)中所有操作員發(fā)送和接收信件?？梢愿鶕?jù)接收或發(fā)送類型、相關(guān)人員篩選查閱部分或所有短消息，也可以與任何人（包括不在線人員）發(fā)送短消息，還可以刪除短消息。

l  產(chǎn)品資料

可以將公司所有產(chǎn)品資料記錄在本欄目下。

打印管理器的使用

任我行打印管理器在Windows操作系統(tǒng)平臺下以所見即所得的方式，實現(xiàn)可視化的打印工作；可以跟據(jù)用戶的自定義方式，實現(xiàn)各種類型紙張、單據(jù)的套打；能夠根據(jù)相關(guān)程序傳入的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)以表格形式的報表打??；支持大多數(shù)的Pos打印機(jī)。

一、主界面介紹

打印管理器主界面如下圖所示：

圖1

打印管理器主界面主要功能介紹：

二、“自定義編輯”的具體使用（以進(jìn)貨單為例）：

點擊“自定義編輯”，進(jìn)入自定義編輯界面，如下圖所示：

圖2

文件菜單：

打開（快捷鍵為Ctrl+O）：打開一個后綴名為（*.RWX）的報表文件進(jìn)行編輯。

關(guān)閉：將當(dāng)前正在編輯的文件關(guān)閉。

保存：保存當(dāng)前的編輯文件（如果你當(dāng)前正在編輯的文件是【基本樣式】，在保存時系統(tǒng)會彈出一個保存失敗的對話框）。

圖3

點確定按鈕進(jìn)入下一窗體：

圖4

只需為所修改后的單據(jù)指定一個名稱如（進(jìn)貨單樣式二）點擊即可。

另存為樣式：將當(dāng)前編輯文件另存為一個樣式。

保存為：將當(dāng)前編輯的文件另存為一個文件名，或存放到另外一個地方。見下圖：

圖5

選擇一個文件名如（折扣進(jìn)貨02.RWX），單擊即可。

報表屬性設(shè)置：包含了報表各種屬性以及報表紙張的定義。

1、報表屬性設(shè)置對每頁打印的行數(shù)、邊距等進(jìn)行設(shè)置，如下圖所示：

圖6

   2、在上圖的界面中點擊“打印機(jī)屬性”標(biāo)簽，彈出“打印機(jī)屬性”界面，對打印機(jī)型號、紙張、打印范圍等進(jìn)行設(shè)置。如下圖所示：

圖7

3、點擊“分單打印”可對分單打印模式進(jìn)行設(shè)置，在“分單打印”前的方框中打上對勾，點擊，選擇分單打印的根據(jù)字段，如“商品全名”，然后選擇分單打印條件：

◆     整個字段：只有“商品全名”完全相同的商品才會被分到一張單據(jù)上面打??；

◆     左邊幾位：設(shè)置只要“商品全名”的左邊幾位相同就分到一張單據(jù)上面打??；

◆     右邊幾位：設(shè)置只要“商品全名”的右邊幾位相同就分到一張單據(jù)上面打印；

◆    從第幾位到第幾位：設(shè)置只要“商品全名”的指定的幾位到另幾位之間的內(nèi)容相同就分到一張單據(jù)上面打印。

具體設(shè)置界面如下所示：

圖8

POS打印設(shè)置：對需要使用小票打印機(jī)的單據(jù)格式進(jìn)行配置。在使用POS設(shè)置前必須在“報表打印屬性”中選中“POS打印’選項。

表格菜單：

   表格菜單的操作與EXCEL的操作具備類似，可以實現(xiàn)行列、單元格的插入、刪除、添加等操作。

圖9

如何進(jìn)行表格內(nèi)容的設(shè)置：

1、選中要進(jìn)行設(shè)置的單元格，點鼠標(biāo)右鍵或“表格”菜單，出現(xiàn)如下圖：

圖10

2、點擊“選擇字段”，則進(jìn)入如下窗口，設(shè)置字段內(nèi)容及相關(guān)信息。

圖11

3、點擊“單元格屬性”，設(shè)置窗口如下：

圖12

可以在“單元格屬性”界面中選擇單元格中要插入圖片，設(shè)置單元格邊框線條，字體顏色，單元格背景，單元格內(nèi)容性質(zhì)等。